Estos son los pasos que has de seguir para contabilizar un gasto:
A. Primero tienes que diferenciar si se trata de un Gasto con o sin Factura.
Un gasto con factura supone que tienes a tu nombre una factura normal o simplificada. En este artículo te explicamos cuales son las diferencias entre una factura normal o simplificada.
Un gasto sin factura es cuando tienes un gasto que es necesario para tu actividad pero no tienes una factura como tal, aunque siempre debe haber alguna clase de justificante.
Por ejemplo: el recibo de la cuota de autónomo, el recibo del seguro de la oficina donde trabajas, el recibo del seguro de responsabilidad civil que pagar, o el ticket de transporte público, etc."
Aquí te dejo un listado de los gastos sin factura más comunes.
B. Compruebas si ese gasto es deducible para tu actividad.
Lo sabrás entrando en Declarando y en la página inicial en el Apartado de Análisis de Gastos Deducibles, podrás elegir el gasto que quieres comprobar y recibir un consejo adaptado, en el que te indicará su deducibilidad.
RECUERDA: Los gastos que estén relacionados con tu actividad y que necesites para trabajar en principio son deducibles 100%, aunque puede haber excepciones.
C. Registra el gasto en tu contabilidad
C.1 - Si es un Gasto con Factura
Entras en el apartado de Tus Gastos.
Añades un Gasto pinchando en el botón azul de añadir gasto.
Indicas que SI tienes factura del gasto.
Eliges el IAE de la actividad con el que está relacionado este gasto.
RECUERDA que si sólo tienes dado de alta un IAE no te aparecerá la opción porque todos los gastos se imputarán a tu única actividad.
Indicas la fecha.
RECUERDA que es la fecha de factura que tienes en la misma factura. La fecha de vencimiento es el día que pagarás la factura. Puede coincidir o no con la fecha de la factura. La fecha de vencimiento no afecta para la confección de tus impuestos.
Indicas el número de factura. Lo tienes indicado en la propia factura.
Eliges el proveedor. Si no lo tienes creado puedes hacerlo pinchando en "añadir nuevo proveedor".
IMPORTANTE. El nombre del proveedor tiene que ser el que aparezca en la factura. Si es una persona física deberás de añadirlo con su nombre y apellidos. No sirve usar el nombre comercial.
Indicas el tipo de gasto.
Por ejemplo, si son gastos de casa, de publicidad, de teléfono móvil, etc. Dependiendo del tipo de gasto elegido te aparecerá otro desplegable para indicar el subtipo de gasto, por ejemplo dentro de los gastos de casa tenemos los subtipos: luz, internet, agua, etc.
Indicas el % deducible del gasto.
RECUERDA Si es deducible 100% sólo indicando que SI será suficiente. Si es deducible en un % menor al 100% contestarás NO e indicarás su % moviendo la barra azul.
En algunos casos la barra ya tendrá informado un % de deducibilidad de acuerdo a lo que marca la normativa.
Eliges el Tipo de IVA. El que te indica en la factura.
Indicas el importe de la base imponible de la factura en la casilla "importe sin IVA". Verás que el resto de casillas (cuota de IVA, total pagado e IRPF) se autocompletan.
Subes copia de la factura para tenerla almacenada desde el botón azul "subir el archivo del gasto".
C. 2 - Si es un Gasto sin Factura
Entras en el apartado Tus Gastos.
Añades un Gasto pinchando en el botón azul de añadir gasto.
Indicas que NO tienes factura.
Eliges el IAE de la actividad con el que está relacionado este gasto.
Indicas la fecha del gasto y la fecha de su vencimiento.
Indicas el tipo de gasto.
Indicas si es 100% deducible o no lo es.
Indicas el proveedor.
Indicas el importe a pagar.
Subes copia del recibo del gasto o del documento que tengas.
IMPORTANTE: Dependiendo del Tipo de Gasto elegido te pediremos que rellenes más campos, p.ej. el concepto. Pon cualquier cosa que te facilite saber qué gasto es: "Seguro Coche 2023"