Si te encuentras en alguna de estas dos situaciones debes de conocer cuales son sus diferencias e implicaciones fiscales:
Con tu dinero pagas gastos de un cliente para que después te lo reembolse. A veces el cliente para que le pagues determinados gastos te hace una provisión de fondos. Es habitual encontrarse en esta situación cuando realizamos una actividad profesional. A este tipo se les llama gastos suplidos.
Ejemplo: soy abogado y le pago la tasa judicial a un cliente.
Un cliente que ademas de tus honorarios por los servicios que le prestas, te va a pagar los gastos accesorios necesarios para realizar tu trabajo como, la estancia en hoteles, dietas, desplazamientos, a esto se le llama gastos de representación, de dietas o gastos de viaje.
Ejemplo: un cliente quiere que le acompañes a un evento celebrado en el extranjero y te paga el billete de avión.
La duda que te surge como autónomo es si dichos gastos los tienes que incluir en la factura de tus servicios y aplicar IVA y en su caso IRPF, o se cobran simplemente sin ninguna factura.
Te enseñamos a diferenciarlo.
Gastos suplidos
Los requisitos para saber qué estamos ante un gasto por suplidos son.
Se trata de un gasto que has pagado tú pero en nombre y por cuenta de tu cliente. Es decir, la factura del gasto va a nombre de tu cliente y no al tuyo.
Que para realizar el pago de gastos a nombre de tu cliente exista un mandato expreso, verbal o escrito, del propio cliente que te permita realizarlo. P.e que lo ponga en el mismo contrato de servicios. Sirve que te lo indique en un correo.
Deberá poder probarse la cuantía efectiva de dichos gastos por cualquier medio admitido en Derecho. El pago del gasto deberá de coincidir con el importe reflejado en la factura que documente ese mismo gasto.
El suplido puede documentarse en factura a nombre de tu cliente y por el importe que le has pagado pero no llevará ni IVA ni IRPF. Será una factura a tipo de IVA 0% y sin IRPF.
No debe de incluirse en el Modelo 303 de IVA al no considerarse operación económica. Sólo es un medio de pago. Ni tampoco en el 390 ni 347.
No se deben de computar como ingresos de tu actividad. No deberían de aparecer como un apunte más en tu libro registro de facturas expedidas o de ingresos
Para contabilizarlo en Declarando al crear tu factura sólo tienes que pinchar en Añadir gastos suplidos, añadir el concepto y el importe que te han pagado por suplidos.
Al generar el pdf de factura te saldrá automáticamente:
Debes tener en cuenta que:
Los suplidos son un concepto aparte y no forman parte de la base imponible del ingreso.
No llevan IVA ni IRPF.
No se incluyen en ningún modelo (303, 390, 347…).
No se registran en los libros contables.
No se envían a Hacienda (ni a través de Verifactu).
No pueden incluirse en autofacturas.
Gastos de representación, dietas o viajes
Los requisitos para identificarlos son:
La factura de los gastos de representación, dietas o viajes van a tu nombre. Es decir, la factura que los documenta está a tu nombre.
Lo normal es que el dinero salga de tu cuenta para pagarlos pero después tu cliente te los reembolsa.
Debes de incluir el importe de estos gastos en tu factura de venta o de prestación de servicios. Son gastos que van con IVA, y en su caso IRPF. Es decir, aplicarás el tipo de IVA e IRPF que sueles indicas en tus facturas. El mismo.
Se declaran en el 303, 390 y en su caso 347.
Son ingresos de tu actividad aunque no alteran tu beneficio. Por una parte los incluyes en tu factura de venta o de prestación de servicios pero por otra los tienes registrados como gasto deducible de tu actividad.
Deben de aparecer en tu libro registro de facturas expedidas o de ingresos.
En definitiva, los suplidos y los gastos de representación tienen un tratamiento fiscal completamente distinto, pese a que en la práctica puedan parecer similares. Identificarlos correctamente te permitirá evitar errores en la facturación y en tus declaraciones de IVA e IRPF